Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?

Für viele Selbstständige und Unternehmer ist das Schreiben von Rechnungen ziemlich lästig, doch wenn sie dies nicht tun, fehlt ihnen das wohlverdiente Geld für ihr Produkt oder ihre Dienstleistung. Oftmals sind die Rechnungssteller unsicher, welche Angaben auf einer Rechnung verpflichtend sind.

Das Finanzamt wird nur dann eine Rechnung und den Vorsteuerabzug anerkennen, wenn sie korrekt gestellt wurde. Ansonsten könnte es auch Probleme beim Leistungsempfänger geben.

Folgende Mindestanforderungen an eine Rechnung sind zu erfüllen:

Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers und -empfängers
Rechnungsdatum
Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
Lieferzeitpunkt
Entgelt für die Lieferung / Leistung in netto
Der auf das Nettoentgelt entfallende Umsatzsteuersatz
Der auf das Nettoentgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag
Jede bereits vorab vereinbarte Minderung des Entgelts, beispielsweise ein Skonto oder ein Rabatt

Muss ich ein Zahlungsziel auf der Rechnung festlegen?

Ein Zahlungsziel ist nicht verpflichtend, doch empfiehlt es sich, die Bankverbindung und ein Zahlungsziel auf der Rechnung anzugeben.

Üblich sind 14 Tage, doch kann auch eine längere, kürzere oder gar keine Frist angegeben werden. Ist keine Frist auf der Rechnung vermerkt, gilt eine sofortige Fälligkeit, wobei der Gesetzgeber dem Kunden eine Frist von 30 Tagen einräumt. Erst danach kannst du eine Mahnung verschicken.

In jedem Fall solltest du ein Fälligkeitsdatum auf der Rechnung angeben, sodass du bei ausstehenden Zahlungen durchblickst und bei überfälligen Rechnungen direkt handeln kannst. Außerdem weiß so dein Kunde ganz genau, bis wann er die Rechnung zu bezahlen hat und ab wann er in Verzug gerät.

Es gibt genügend gute Rechnungsprogramme, bei denen du mit einem Klick festlegen kannst, wann die Rechnung zu zahlen ist. So hast du stets einen Überblick über offene und überfällige Rechnungen.

Welche Angaben sind noch wichtig?

Liegt zum Beispiel eine Steuerbefreiung vor, muss auf der Rechnung vermerkt sein, dass für die Dienstleistung oder Warenlieferung eine Steuerbefreiung gilt. Wenn eine Bauleistung erbracht wurde, muss die Rechnung einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht von Seiten des Empfängers enthalten.

Gibt es auch Ausnahmen von der Regel?

Bekanntlich gibt es keine Regel ohne Ausnahmen – auch bei der Rechnungsstellung ist das so. Es betrifft die Kleinunternehmerregelung. Damit sind Unternehmen gemeint, deren Umsatz im vorausgegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 22.000 Euro betrug und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich ein Umsatz 50.000 Euro nicht überschreiten wird. Auch eine Rechnung eines Kleinunternehmers muss alle Pflichtangaben enthalten, allerdings darf die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen werden, sondern der Betrag auf der Rechnung ist der Bruttobetrag.

Falls du Unterstützung beim Schreiben deiner Rechnungen benötigst oder Fragen dazu hast, melde dich gerne bei uns.