Wie du eine gute E-Mail schreibst

E-Mails können Empfänger leicht missverstehen. Im direkten Gespräch sind Aussagen unmissverständlicher, da außer den Worten noch Stimme und Körpersprache hinzukommen. Wenn einer der Gesprächspartner etwas nicht verstanden hat oder glaubt, es falsch verstanden zu haben, kann er sofort nachfragen – bei einer E-Mail nicht.

Damit du E-Mails ohne Missverständnisse schreiben kannst, bekommst du hier einige Tipps für gute E-Mails:

Höflichkeit ist Trumpf

Nie etwas schreiben, was du der Person nicht auch ins Gesicht sagen würdest, denn du sprichst mit Menschen. Die Höflichkeit beginnt bei der Anrede und endet bei der Grußformel.

Du schreibst nicht an eine bestimmte Person:

Sehr geehrte Damen und Herren, …

Du kennst die Person (neutrale Anrede):

Sehr geehrter Herr Meier, …

Sehr geehrte Frau Meier, …

Du kennst die Person gut (vertraute Anrede):

Lieber Herr Meier, …

Liebe Frau Meier, …

Du schreibst einer Person mit Doktortitel:

Sehr geehrter Herr Dr. Meier, …

Sehr geehrter Frau Dr. Meier, …

Die Anrede „Hallo Herr …“ oder „Hallo Frau …“ wirkt persönlicher und ist auch im geschäftlichen Bereich durchaus üblich, vorausgesetzt, du bist mit den Empfängern vertraut. Auch ein „Guten Tag“ ist möglich.

Beim ersten E-Mail-Kontakt mit einer Person, den du nicht persönlich kennst, ist eine solche Anrede eher unpassend.

Grußformel:

Bei Geschäftsbriefen lautet die Standardformel: „Mit freundlichen Grüßen“ oder heute eher üblich: Freundliche Grüße

Diese Formel lässt sich variieren, z. B. mit:

Freundliche Grüße aus Frankfurt
Freundliche Grüße nach Mannheim
Beste Grüße
Viele Grüße
Schöne Grüße

Du kannst deine Grüße auch an das Wetter oder die Jahreszeit anpassen:

Sonnige Grüße
Viele Grüße aus dem heute sonnigen Frankfurt
Frühlingshafte Grüße
Herbstliche/Winterliche Grüße

Wenn du den Empfänger gut kennst, auch: Herzliche Grüße oder Liebe Grüße

Vermeide die Abkürzung MfG (Mit freundlichen Grüßen) oder LG (Liebe Grüße) in E-Mails, denn sie kann dem Empfänger die Botschaft „Für dich nehme ich mir nicht mal die Zeit, die Grußformel auszuschreiben“ vermitteln – auch wenn das nicht stimmen mag.

Aussagekräftige Betreffzeile

Ein Betreff, der eindeutig auf den Inhalt schließen lässt, ist nicht nur im geschäftlichen Bereich unerlässlich, sondern auch beim Versenden privater E-Mails.

Zum einen hat der Betreff auch Einfluss darauf, ob und wann deine E-Mail gelesen wird, zum anderen erleichtert er es den Empfängern, eine einmal abgelegte Nachricht schneller wiederzufinden.

Schlimmer als eine unkonkrete Betreffzeile: Gar keine.

Keine Großbuchstaben verwenden

Nicht nur aus Gründen der Lesbarkeit, sondern vor allem aus Höflichkeit ist es nicht angebracht, den Text der Mail in Großbuchstaben (Versalien) zu verfassen. In Großbuchstaben Geschriebenes wirkt wie Schreien in einem direkten Gespräch.

CC-Funktion mit Vorsicht nutzen

Die CC-Funktion ist nützlich z. B. für die Korrespondenz in einer Projektgruppe oder im Freundeskreis. Doch leider wird sie häufig missbraucht.

Es gilt unbedingt zu vermeiden, einfach „zig“ Personen in den CC-Verteiler zu setzen. Insbesondere dann, wenn es für die Empfänger nicht relevant ist, an wen diese Nachricht noch gesendet wurde.

Lange E-Mails vermeiden

Ellenlange E-Mails liest niemand gern. Sie sind nur in Ausnahmefällen angebracht.

Komplexe oder umfangreiche Sachverhalte lassen sich immer noch am besten und schnellsten in einem direkten Gespräch klären. Die kompakte Zusammenfassung des Gesprächs kann dann nochmals per E-Mail übermittelt werden, wenn dies aus Dokumentationsgründen sinnvoll ist.

Dringend nur, wenn Dringlichkeit besteht

Nutze die Kennzeichnung „dringend“ oder „Priorität hoch“ nur dann, wenn die E-Mail wirklich dringend ist.

Ausschmücken: je weniger, desto besser

Weniger ist mehr. Keine ausschmückenden Sätze, verschiedene Farben oder Hintergründe wählen, sondern nach dem KISS-Prinzip schreiben: Keep it short and simple.

Emoticons – ja und nein

Emoticons können eine E-Mail durchaus auflockern. Aber sie sind nur dann angebracht, wenn du den Empfänger gut kennst und er die Emoticons auch kennt.

Rechtschreibung beachten

Eine E-Mail voller Fehler vermittelt nicht gerade Kompetenz und Verlässlichkeit. Deshalb sollte vor dem Versenden stets ein Korrekturlesen erfolgen, auch wenn es schnell gehen muss. Am besten: schreiben, durchlesen und korrigieren, nochmal durchlesen und ggf. korrigieren, abschicken

Absätze wirken Wunder

Absätze in einer E-Mail erhöhen die Übersichtlichkeit und damit die Lesbarkeit.

Zeitnah antworten

Jede E-Mail, die an dich persönlich adressiert ist, beantworten, wenn möglich, innerhalb von 24 Stunden.